受付スタッフの1日 #ブロフェス2016

2016/09/26 | イベント
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2016年9月24日、今年で4回目となるブロガーズフェスティバルの当日。
スタッフって何してるの?っていう人もいると思いますので私がどんなことをしていたかをご紹介します。

前日

一部のメンバーは前日入りで色々と設営をしているのですが、私は仕事が遅くまで長引いてしまったので明日のプログラムや去年の反省を確認して就寝

当日:開始前準備

起床〜出発

集合は9時。
家から会場までは1時間程度なので7時間前に起きて何も準備をすれば余裕なんですが、二度寝してギリギリになってしまったので必要なものを持って出発。

移動中にハッシュタグの確認参加者のブログなどをチェックしつつ、メンバーが起きていそうかtwitterの動きなどを確認。

「私は母親か!?」と思いつつ、わりとすぐ到着。

集合、挨拶 9:00

集合5分前に現地に近づいていくと会場の前に15人くらいの集団を発見。
知ってる顔が半分、知らない顔が半分ということで今日のスタッフだなぁと思って接近。

コアメンバー以外は初顔合わせが多く、この時間に初めてスタッフを認識することが多いです。

9時に会場が開いたら、スタッフ全員集合して各チームチーダーの挨拶、当日の諸注意等をこなして、残りはチームごとに分かれます。

「会場」「映像」「カメラ」「SNS」「スポンサー」「受付」などのチームに分かれており、各チーム5人〜の構成なのでスタッフ全体では約30人です。

私は毎年「受付」チームなので、今年も受付チームとして参加しています。

円陣でご挨拶する各チームリーダーたち
20160925 bloggersfes2016 1 02

準備

前日にある程度準備しているとはいえ、当日の席の配置、音響の最終チェック、スポンサーさんのブース・受付の設営などは当日に行っています。

会場の大崎ブライトコアは会場の職員さんたちも手伝っていただけるので準備は他の会場に比べてだいぶ楽です!
今年は2回目ということもあり10時半すぎにはほぼ準備が終わっていました。

受付チームは受付設営後は当日の受付オペレーションの確認をして、11時の会場に向けて待機です。

受付の向かいにはタイムテーブルを作成!
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当日:開場〜オープニング前

11時から開場、最初のオープニングセッションは12時なので、11時〜12時直前までが受付チームの一番大変な時間帯です。

今年のブロフェスは事前参加申込者が200人を超えていたため、いっぺんに来た場合、受付で人が溜まってしまう可能性がありますが、幸い1時間余裕をもたせたおかげで皆様バラバラと受付に来ていただいたため、分散されてあまり受付が混まず良かったです。

受付場所案内

さて、私はというと受付の外に出てエレベーターを2つ降りたビルの入り口で道案内です。

よくRPGとかで街の入り口に

「ようこそ!ここは〇〇の街です!」

って言ってるNPCがいますが、あんな感じで道案内をしていました。

ここの会場は受付が3階になるんですが、1階からはこの会場で合っているかもわかりづらく、昨年度のアンケートにも「案内役を設置しておいて欲しかった」との感想があったため入り口にいました。

エスカレーターで上がっていく人の中には2階の別の場所に用事がある方もいるので、手当たり次第3階が受付です!とは案内できないですが、なんとなーくブロフェスに来たかなー?と思う人を目安に案内をしていました。

【ブロフェス2016】いちブロガーが参加して解けた疑問と各セッションでの発見について | かぜさいと | かぜさいと
道案内の写真を撮っていただきました

道案内はオープニングセッションのちょっと開始後くらいまでは駆け込みで人が来る想定なので、オープニングセッション開始10分後まで1階で案内していました。

各セッション〜懇親会

各セッション中

受付チームは基本的に遅れてきた参加者への受付対応がメインの担当になります。

途中パラパラと参加者が遅れてきますが、オープニングまでに90%弱の方は受付を済ませているので、ローテーションで受付をこなしつつ自由時間となります。

セッション中はスポンサーブースが比較的空いているため、この時間にスポンサーさんと色々な話をしていました。

セッション間

セッションが終わってから次のセッションに入るまでは、受付に待機です。
受付はインフォメーションカウンターの役割もあるため、いろいろな質問に対応しています。

スポンサーブースにも人が溢れかえっているので、この時間は割と忙しいです。

懇親会前

各セッション、LTが終わると懇親会ですが、懇親会は立食形式のため、椅子を片付けたり・机の配置を変えたりと会場の設営を一気に行います。
ここは人手が必要なので全チームを投入です。

この設営時間があまり長くなると、待っている参加者がだれてきてしまうため、時間との勝負です。

懇親会

懇親会中は全体の様子を見つつも、いろいろな参加者と交流していました。

スタッフは本会中はあまり参加者と接触する時間がないので、スタッフと話をしたい人はこの時間を狙っていくと良いです。

また、スタッフの仕事の一つに「人を紹介する・引きあわせる」という仕事があるので、特定の人を探している場合はスタッフに声をかけてもらうとスムーズに出会えると思います。

そんなこんなで懇親会はあっという間です。

片付け〜打ち上げ

懇親会後はひたすら片付けを実施です。

できるだけ元通りにするのですが、ここも会場の職員さんが手伝っていただけるため、他の会場に比べてだいぶ楽に片付けできました。

残っている参加者を会場からはけさせつつ、スタッフも片付けをして撤収するのがだいたい20時くらいでした。

今年の打ち上げは会場の真下だったため、移動時間1分でスタッフ+登壇者+希望参加者の打ち上げでした!

スタッフ同士の話ができるのはこの時間になってしまうので、お互いを労いつつも早くも来年のブロフェスの話をしてたり、全然絡めなかった登壇者さんと絡んだりしていました。

そして〇〇次会へ・・・

打ち上げまでが公式のスタッフイベント。
そのあとは各人バラバラです。

私はさらに登壇者の方や著名ブロガーさんたちとそのまま飲みに行って、めっちゃ面白い話を聞いて帰りました。

翌日以降

実はそのあとも参加者が書いてくれた記事のまとめや当日のツイートのまとめ、映像の編集など事後の仕事が残っています。

1週間程度は各チームで作業があったりするので、そこが本当の意味での官僚ラインかも。
(ただしスタッフのほとんどは事後は関与しないです。)

まとめ

いかがだったでしょうか?
想像通りでしたか?それとも意外な発見はありましたか?

1日がかりのイベントなので朝から晩までやることはびっちりとありますが、意外と見えない部分もあるので、そんな部分が伝えられたかな〜?

もちろん来年もブロフェスは開催予定ですし、私もスタッフとして参加予定です。

これを読んでいるあなた!来年は一緒にスタッフやってみませんか?

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